Artículo actualizado el 1 de mayo de 2020

A continuación ofrecemos una guía para afrontar las nuevas obligaciones legales en materia de control horario de las jornadas de los trabajadores.

• Alternativas para llevar el registro horario, desde una registro firmado por el empleado al control biométrico.
• Qué alternativa es mejor dependiendo del tipo de empresa que tenemos.

El RDL 8/2019 obliga a las empresas a llevar un control horario de los empleados, independientemente de qué tipo de jornada realicen, ya sea tiempo parcial o completa. Muchas están todavía tomando la decisión y, para ayudarlas a acertar, vamos a ver cómo llevar el control horario de los empleados sin volvernos locos.

Hay que tener en cuenta que el registro horario para los trabajadores a tiempo parcial ya es obligatorio. Por lo tanto, para las empresas que ya utilizan este sistema, poco cambiará, solo tendrán que incorporar a la forma en la que llevaban el registro al resto de empleados. Claro está que no es lo mismo la carga administrativa de tres trabajadores con jornada parcial que cuarenta en total, por poner un ejemplo.

Control horario de los empleados, ¿qué alternativas tenemos?

Básicamente tenemos que elegir entre llevar el registro de forma manual, con una aplicación de software o utilizando algún tipo de lector de hardware que registre la entrada y salida.

El Registro Manual

La alternativa más sencilla es llevar un registro manual. Basta una simple hoja de cálculo para que firmen todos los empleados la hora de entrada y la hora de salida.

• El principal inconveniente es que no se integra con el programa de nóminas, por lo que, si alguien hace horas extra, hay que pasarlas manualmente para que se abonen.
• También puede suponer una carga administrativa alta, un trabajo en el que se van unas cuantas horas al mes en función de los empleados.
• Hay que guardar las hojas de cada empleado, tenerlas disponibles y, sobre todo, tenemos el inconveniente de que el registro no esté digitalizado.
• Corregir errores también puede suponer un problema, ya que tendría que volver a firmarse toda la hoja mensual.
• Para los empleados, esta opción tampoco es ideal, ya que cada uno es responsable de firmar entrada y salida, lo que puede dar lugar a una falta de control. ¿Quién vigila que las horas indicadas sean las correctas?

El reloj de fichaje

• El reloj de fichaje es un invento del siglo XIX. No se trata de utilizar el mismo método, ya que la tecnología ha hecho evolucionar el modelo, pero la premisa es la misma.
• Se trata de tener un hardware, un aparato que registra la hora de entrada y salida de los empleados en la empresa.
• Se puede hacer con tornos que sirven para el control de acceso a las instalaciones y una tarjeta identificativa para cada empleado.
• Otra opción es el uso de un lector biométrico, por huella dactilar suele ser el más común. En estos casos, el empleado selecciona si está registrando una entrada o una salida y, al pulsar con su huella previamente introducida en el sistema, queda registrada la entrada o salida según haya seleccionado.
• Estos lectores se suelen acompañar de un programa de software que ayuda a corregir errores, por ejemplo, hemos marcado una salida a la hora de entrar a trabajar.
• También disponen de informes que nos ayudan a poner a disposición de la Inspección de la Seguridad Social los registros horarios de forma sencilla.
• En todo caso, la información siempre queda almacenada en el propio dispositivo y no puede manipularse. Datos como la huella dactilar no puede extraerse, algo importante para cumplir con la LOPDPGDD.

El registro a través de una app

• La última alternativa es un programa de software. Puede estar instalado en el ordenador del empleado o que lo tenga en su teléfono de empresa. A través de este mecanismo, el empleado selecciona la entrada o salida y realiza su registro. Es muy sencillo de utilizar y de implantar.
• Además, se puede integrar a la perfección con nuestro programa de nóminas. En función del programa elegido también suelen tener opciones para integrarse con lectores biométricos para recoger la información.
• Todos ellos suelen tener opciones complementarias como la solicitud de vacaciones, gestión de turnos o un calendario laboral.
• Al integrase con el programa de nóminas el exceso de jornada, en caso de realizarse, se transforma en horas extraordinarias o complementarias.
• Y otro aspecto importante: facilitan la corrección de errores y la emisión de los listados de horas que nos puede solicitar la Inspección de Trabajo y que los empleados también deben tener disponibles. Además, mantener la información durante los cuatro años que requiere la ley es un poco más sencillo que con un registro manual, por ejemplo.

¿Qué dice la ley?

 La ley no entra a imponer cómo debe realizarse el registro, quedando esta opción a criterio de la propia empresa. Además, no todos tienen que hacerlo de la misma manera, pueden coexistir diferentes opciones en la misma empresa. Por ejemplo, los trabajadores que acuden cada día a la oficina y pasan por unos tornos ya acreditan de esta manera su entrada y salida. Mientras que los empleados que trabajan en movilidad pueden hacerlo desde una app móvil que registra dicha jornada.

Lo que sí es necesario es conservar los registros de la jornada al menos durante cuatro años. Esto hace que llevar un control manual sea bastante engorroso. Hay que pensar que a medida que crece el número de empleados, con una hoja de firmas por mes, doce al año, supone un volumen de papel que puede ser importante.

Los registros horarios estarán a disposición de los inspectores de la Seguridad Social si así lo requieren. Pero también se deben facilitar en el momento que lo pidan a los propios trabajadores. En este sentido, no existe la obligación de firmar las horas realizadas junto con las nóminas.

Y la mejor alternativa para tu empresa es…

Todas las alternativas pueden ser válidas. Un registro manual puede ser una buena opción para una empresa con pocos empleados y en los que todos hacen el mismo horario en la oficina. En este caso la llevanza del registro horario mediante firma no supone gran problema.

El registro mediante hardware específico es una buena opción para las empresas con muchos empleados que no trabajen en movilidad. La gran ventaja es que la inversión realizada se rentabiliza pronto. A medida que aumenta el número de trabajadores, es más económico que un dispositivo guarde toda la información.

Cuando una parte de los empleados no pasan por la oficina, la cosa ya se complica, a menos que se integre con un programa de fichaje por software. La aplicación web o la app para móvil son perfectas si tenemos empleados en movilidad. Este tipo de aplicaciones suelen ofrecer opciones extra, como solicitar vacaciones o gestión de turnos, algo que ayuda mucho a la gestión de los recursos humanos en las empresas. Si se integra con lectores biométricos, puede ser la alternativa perfecta para todo tipo de organizaciones.

¿Quieres saber más?

1. ¿Qué es el registro obligatorio de jornada de trabajo?

El registro obligatorio de jornada es la obligación de las empresas de tener un control efectivo del número de horas que realizan sus empleados. Este, según concreta el BOE, debe ser “fehaciente”, es decir, los datos almacenados deben corresponderse con las horas trabajadas por el empleado. Este mecanismo debe registrar la hora de entrada y la hora de salida de cada uno de los trabajadores y debe ser negociado, en la medida de lo posible, con la representación legal de los trabajadores. Los datos deben almacenarse durante un periodo de cuatro años y únicamente pueden tener acceso a ellos los responsables autorizados de la empresa y el propio trabajador.

2. ¿Cuándo entra en vigor la obligación de control horario?

El registro de jornada entró en vigor el domingo 12 de mayo de 2019. Es decir, desde ese día un inspector de Trabajo puede personarse en cualquier centro de trabajo y solicitar el registro con las horas realizas por cada trabajador y los tiempos de entrada y salida de cada uno de ellos. No obstante, el Ministerio de Trabajo ha reconocido en un comunicado que la Inspección de Trabajo concederá un margen a las empresas que no dispongan de un control de horario, pero puedan acreditar que están negociando el mecanismo con los trabajadores.

3. ¿Quién debe garantizar el registro diario de la jornada laboral?

Es responsabilidad última de la empresa, no de los trabajadores ni de los sindicatos, el garantizar el registro diario de la jornada laboral. Este debe ser “fehaciente”, es decir, debe corresponderse con las horas de trabajo reales efectuadas por el trabajador.

4. ¿Cómo ha de llevarse a cabo el registro?

No existe normativa alguna que especifique el mecanismo concreto mediante el cual una empresa tenga que habilitar el registro de jornada. El decreto ley publicado en el BOE dice que este debe elaborarse “mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores en la empresa”.

Los elementos que seguro deben incorporar, según ha detallado el Ministerio de Trabajo, es “el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de cada persona trabajadora”.

El decreto expone que se controlará la hora de “inicio y finalización de la jornada de trabajo”. No obstante, también añade que esto debe hacerse “sin perjuicio de la flexibilidad horaria que se establece en este artículo”. La finalidad del registro es saber el tiempo efectivo de trabajo para garantizar el pago de las horas trabajadas y el descanso. Por tanto, también debe contarse el tiempo de no trabajo.

5. ¿Qué debe hacer la empresa con los datos registrados?

Uno de los elementos indispensables es que el mecanismo mediante el que una empresa controle los horarios de sus trabajadores cumpla con los requisitos contemplados en la ley de protección de datos. Si la compañía utiliza una aplicación para tal menester, debe cerciorarse de que esta lo cumple. Los datos deben almacenarse durante un periodo de cuatro años y únicamente pueden tener acceso a ellos los responsables autorizados de la empresa y el propio trabajador.

6. ¿Qué pasa si una empresa no tiene un registro horario?

Realizar un registro de jornada laboral es obligación de todas las empresas, sin excepción. No disponer de un dispositivo para realizar dicho control es algo sancionable por la Inspección de Trabajo. La multa por no disponer de un registro de la jornada de los empleados oscila entre los 626 euros y los 6.250 euros por empresa, no por trabajador que incumpla la norma. En caso de reincidencia acreditada, la cuantía puede aumentar.

7. ¿Qué se considera tiempo de trabajo efectivo?

El tiempo de trabajo efectivo es, en teoría, aquel que un empleado destina durante su jornada laboral a las tareas propias de su puesto. No incluye los espacios de pausa o descanso, como el tiempo para comer o los permisos. No obstante, y a falta de un despliegue reglamentario, la compañía y el comité de empresa podrán negociar la inclusión o exclusión de estas horas o minutos dentro del tiempo de trabajo efectivo.

8. ¿Qué ocurre con los empleados con jornadas laborales irregulares?

El registro horario es algo obligatorio para todo tipo de trabajadores, tanto para aquellos que tengan jornadas rutinarias e invariables, como para aquellos con horarios irregulares. No obstante, el decreto ley es consciente de la diversidad de funciones y metodologías de trabajo dentro del mercado laboral y reconoce que el control horario debe efectuarse “sin perjuicio de la flexibilidad horaria”. Es por ello que la empresa y los trabajadores deben pactar algún tipo de mecanismo para reflejar las horas realizadas por un trabajador con jornada atípica.

9. ¿Cómo computar el teletrabajo en el registro de jornada laboral?

La situación del teletrabajo es similar a la de un empleado con horarios cambiantes. Los asalariados que trabajan desde casa no están exentos de registrar su horario. Dado que no existe un tiempo de entrada y otro de salida del centro de trabajo, el empresario deberá pactar con sus empleados que trabajen desde su domicilio un mecanismo para controlar cuántas horas trabajan y a qué hora empiezan y a qué hora acaban.

10. ¿A qué tipo de trabajadores, sectores profesionales y empresas se aplica el registro horario?

El registro horario se aplica a la totalidad de trabajadores, al margen de su categoría o grupo profesional, a todos los sectores de actividad y a todas las empresas. Con las siguientes excepciones:

– Relaciones laborales de carácter especial, en este caso se acoge a su normativa específica. En concreto, queda completamente excepcionada de la aplicación de la norma el personal de alta dirección contemplado en el artículo 2.1.a) Estatuto de los Trabajadores (ET).

Esto no incluye aquellos trabajadores que, no siendo estrictamente personal de alta dirección (mandos intermedios, cargos de confianza o con ejercicio de especiales responsabilidades) tienen pactado un régimen de libre disponibilidad del tiempo de trabajo o forma parte de sus obligaciones contractuales su plena disposición horaria para el cabal cumplimiento de su actividad profesional. En este caso, la jornada diaria de estos trabajadores deberá ser objeto de registro.

– Trabajadores que cuentan con un régimen específico o particular en materia de registro de jornada:

1. a) Los trabajadores con contrato a tiempo parcial.
2. b) Trabajadores que, a día de hoy, ya cuentan con registros específicos regulados sobre jornadas especiales de trabajo: trabajadores móviles (determinados transportes por carretera), trabajadores de la marina mercante y trabajadores que realizan servicios de interoperabilidad transfronteriza en el transporte ferroviario, todos ellos como consecuencia de diversas Directivas comunitarias.

• Respecto de aquellas otras relaciones o prestaciones de trabajo excluidas del ámbito de aplicación del Estatuto de los Trabajadores, como socios trabajadores de cooperativas, trabajadores autónomos, etc, no se aplicará el artículo 34.9 ET y, por tanto, no existirá obligación de registro horario.
• En relación con modos de organización del trabajo que se basan en fórmulas de flexibilidad del tiempo de trabajo y de distribución irregular de la jornada, incluido el trabajo a distancia o teletrabajo y horarios flexibles del trabajador, dentro siempre de los límites legales y convencionales aplicables, el registro diario de jornada no supone problema alguno. En aquellos casos que los horarios sean diferentes según el día, el registro diario de jornada, exigible en todo caso, deberá ponderarse y globalizarse a efectos de control y contabilización del tiempo de trabajo efectivo en dichas secuencias superiores a la diaria.
• En el caso de trabajo a distancia, incluido el teletrabajo, existen fórmulas asequibles que aseguran el registro de la jornada diaria, incluidas las especificidades o flexibilidad para su cómputo, a través de registros telemáticos o similares.

11. Registro de horas extraordinarias

El Real Decreto-ley 8/2019 mantiene el régimen jurídico de las horas extraordinarias del artículo 35 ET, incluido su apartado 5, que señala que “a efectos del cómputo de horas extraordinarias, la jornada de cada trabajador se registrará día a día y se totalizará en el periodo fijado para el abono de las retribuciones, entregando copia del resumen al trabajador en el recibo correspondiente”.

Por tanto, el registro diario de jornada y el registro de horas extraordinarias son obligaciones legales independientes y compatibles. Sin embargo, el registro del artículo 34.9 ET puede utilizarse simultáneamente para el cumplimiento de la obligación de registro del artículo 35.5 ET, además de que, adicionalmente, deba cumplirse el resto de las obligaciones establecidas en este último precepto y en el apartado 2 de la disposición adicional tercera del Real Decreto 1561/1995.

En relación con las horas extraordinarias derivadas de situaciones de fuerza mayor, en los términos previstos en el artículo 35 ET, su obligatoriedad y exigencia empresarial al trabajador permitirá exceder el número de horas que constituye la jornada ordinaria de este último, aun cuando habrán de computarse y retribuirse como horas extraordinarias, con cuantos efectos formales y materiales derivan de su realización.

En tales casos, como ha venido siendo aplicable con carácter general, prevalece la necesidad empresarial frente a la voluntariedad del trabajador de su realización, sin perjuicio de su registro en los términos previstos en el referido artículo 35 ET, que no se ve en este aspecto especialmente afectado por la nueva obligación de registro diario de la jornada.

12. Otras cuestiones sobre la jornada laboral

• La jornada máxima anual de cada sector de actividad será la que establezca el convenio colectivo de aplicación. En caso de no existir convenio, 1826 horas de trabajo efectivo.
• La duración máxima de la jornada semanal será la establecida en convenio, o un máximo de 40 horas semanales de promedio en cómputo anual.
• La jornada máxima diaria será de 9 horas, salvo que el convenio colectivo o por acuerdo entre empresa y los representantes de los trabajadores se establezca otra, respetando los descansos entre jornadas.
• Entre el final de una jornada y el comienzo de la siguiente deben mediar, al menos, 12 horas.
• Si la jornada excede de 6 horas continuadas se establecerá un descanso de al menos 15 minutos, que será de tiempo efectivo de trabajo cuando así lo establezca el convenio colectivo de aplicación.
• Se puede efectuar una distribución irregular de la jornada según establezca el convenio, o por acuerdo de empresa. Si no hay pacto, el empresario podrá distribuir de forma irregular un 10% de la jornada anual.
• Existen sectores con particularidades en la jornada de trabajo, como los empleados de fincas urbanas, guardas, campo, comercio y hostelería, transporte, etc, y especialidades en el caso de trabajos nocturnos, a turnos, puesta en marcha y cierre regulados en el RD 1561/1995.
• Los menores de 18 años tienen ciertas particularidades: no pueden realizar más de 8 horas diarias, tendrán un descanso de 30 minutos cuando su jornada continuada exceda de 4 horas y media y tendrán dos días de descanso semanales ininterrumpidos.
• El tiempo de trabajo se computará de modo que tanto al comienzo como al final de la jornada diaria el trabajador se encuentre en su puesto de trabajo. Esto implica que se tiene que registrar desde el momento que el trabajador empieza a trabajar, no cuando entra en las instalaciones de la empresa.
• Tener un calendario laboral o cuadrante horario anual o mensual del trabajado NO sustituye la obligación de realizar el registro, que se deberá de realizar día a día.
• La actual regulación, no exige que se entregue copia del registro a los trabajadores, sí que se conserve durante 4 años, y esté a disposición de los representantes legales de los trabajadores y de la Inspección de Trabajo. Pero hay que tener en cuenta que la modificación no ha afectado al artículo 12 que regula el contrato a tiempo parcial, que sí obliga a entregar copia al trabajador junto con el recibo de salarios, ni al artículo 35.5, que en el caso de realizar horas extraordinarias exige su registro y entregar copia resumen al trabajador.

12. Modelos o plantillas para el registro horario

Como  podéis comprobar la puesta en marcha de esta medida está causando una injustificada alarma, nuestra propuesta en principio es cumplir con esta obligación mediante un registro manual utilizando una hoja excel o plantilla, y según se vaya desarrollando la implantación a nivel nacional o según las necesidades concretas de vuestra empresa, elegir otro sistema de control horario, mediante una app.

Con esta guía hemos pretendido ayudar a nuestros clientes a adaptarse a esta obligación de una forma ágil y sencilla, para cualquier duda a aclaración estamos a su disposición,

Debido a que no existe un modelo estandarizado, hemos elaborado dos formatos para realizar el registro de la jornada de cada uno de los trabajadores de tu empresa, que De Juan & Asociados pone a disposición de sus clientes.

José Eduardo Navarro

Dpto. Asesoría de Empresas