El administrador de fincas: un servicio cada vez más necesario

Artículo actualizado el 1 de June de 2022

El administrador de fincas, hablando en términos coloquiales, es aquel profesional que colabora con la Comunidad de Propietarios en una diversidad de campos, financieros, legales y técnicos, facilitando la vida de los comuneros y solventando los problemas del día a día. Es importante matizar, que no es el representante legal de la comunidad; quien ejerce esa función y, por tanto, asume las responsabilidades derivadas de su cargo, es el presidente. El Administrador actúa como asesor de este último, de ahí la importancia de contratar los servicios de estos profesionales.

Actualmente, pocas son las comunidades sin administrador, no solo por la comodidad que supone que un profesional con formación específica en este sector gestione el día a día, sino porque cada vez son más las exigencias a las que están sometidas; exigencias que, de no cumplirse, conllevan una elevada sanción a la que, en ocasiones, no todas pueden hacer frente. Por este motivo es recomendable acudir a estos profesionales, quien llevarán al día las distintas obligaciones a las que están sometidas.

Las obligaciones fiscales

Las comunidades que como consecuencia de su mala administración no cumplan las obligaciones fiscales y con Hacienda, podrán ser sancionadas, sanciones que, si bien en ocasiones pueden ser de cuantía mínima, en otras, puede suponer grandes perjuicios para estas.

¿A qué obligaciones nos referimos? Entre otras:

• La presentación del modelo 347 en el cual han de declarar los gastos con las empresas contratadas, por ejemplo, conserjes, seguridad, servicios de limpieza, mantenimiento de piscinas, etc.
• La presentación del modelo 303 cuando obtengan ingresos que provengan de actividades sujetas a IVA, como puede ser el alquiler de locales.
• Modelo 111 en el cual se practica la retención a cuenta del IRPF. Debe presentarse trimestralmente.

Además, desde 2016, las Comunidades están obligadas a relacionarse por medios electrónicos con las Administraciones Públicas. Ello implica que han de disponer de un certificado digital. ¿Cómo se obtiene? Ha de solicitarse previamente en la web de la FNMT (https://www.cert.fnmt.es/certificados) por el representante en cuestión, sea el presidente, sea el Administrador por habilitación especial de la junta de propietarios. Este trámite, que puede resultar algo tedioso, es gestionado por el Administrador, quien además se hará responsable de las notificaciones, de ahí la importancia de contratar a un administrador de fincas colegiado, pues a través de estas corporaciones, los colegiados están amparados por un seguro de responsabilidad de civil.

Las inspecciones periódicas

En segundo lugar, se encargan de hacer un seguimiento periódico del edificio en cuestión (revisiones de ascensores, instalaciones eléctricas…) cumpliendo el deber de mantenimiento y conservación a que están obligadas, todo ello con el fin, además, de superar las famosas Inspecciones Técnicas de Edificios, las cuales pueden acarrear multas de hasta 99.000 €. Asegurar que la ITE esté en regla es un mandamiento de obligatorio cumplimiento que evitará situaciones de riego para la seguridad de los vecinos y los transeúntes que pudieran verse afectados. El control administrativo es cada vez mayor. Conozca aquí todas las obligaciones de inspección a las que actualmente están sometidas las comunidades por parte de las administraciones del Estado, Autonomías y ayuntamientos.

Protección de datos

En tercer lugar, atienden a las distintas obligaciones en materia de Protección de Datos. Desde la entrada en vigor de la Ley Orgánica 3/2018  de Protección de Datos y Garantía de los Derechos Digitales y el Reglamento General de Protección de Datos, ha aumentado la preocupación del legislador por velar por la intimidad y la protección de los datos personales de los usuarios.

Los administradores de fincas, como asesores de comunidades, también están obligados a cumplir las exigencias que impone esta norma a las comunidades de propietarios, implantando toda una serie de medidas de seguridad necesarias para el tratamiento de los datos de la comunidad y actuando como responsables del tratamiento.

Hasta el momento, las Comunidades no son conscientes de la cantidad de datos que tratan en el día a día, por ejemplo, a la hora de establecer cámaras de videovigilancia, o en la publicación de las deudas de los propietarios morosos…La falta de diligencia en este sentido puede desembocar en sanciones de hasta 60.000€.

El papel de mediador

Por último, pero no menos importante, actúan como mediadores en los distintos conflictos que surgen entre vecinos (vecinos incívicos, desperfectos en zonas comunes, viviendas “okupadas”…), logrando solventar los distintos conflictos buscando el bienestar de todos.

En definitiva, son una herramienta fundamental a la hora de gestionar una Comunidad, facilitan el día a día de los administrados y asesoran con la mejor diligencia posible al presidente, quien recordemos es el representante legal y, por tanto, responsable de la comunidad.

Lotisse

Paula Bermúdez. Abogada